Bez względu na to, czy wysyłasz 4 przesyłki w miesiącu, czy 30 transportów w tygodniu – zakup usług transportowych to nie jest jednorazowa transakcja. To długi proces. W tym artykule rozbijam go na czynniki pierwsze. I podpowiadam, o co zapytać dostawcę transportu, by stworzyć proces odporny na ryzyka.
Z tego tekstu dowiesz się m.in.:
- Jak w 3 minuty sprawdzić realne możliwości przewoźnika?
- Czy firma transportowa z 1000 aut jest zawsze lepsza niż spedycja z 30 małymi przewoźnikami?
- O co zapytać dostawcę transportu?
- Stawka i termin płatności – kiedy negocjować, a kiedy odpuścić?
- Jak zbudować proces zakupu transportu odporny na ryzyka?
Wolisz słuchać? Posłuchaj tego odcinka na YouTubie lub w swojej ulubionej aplikacji podcastowej.
Logistycy mają super łatwą pracę?
Gdy zaczynałem pracę w spedycji, zobaczyłem taki mem:
Był to mój pierwszy miesiąc w tamtej firmie i nie rozumiałem, co w tej pracy może być aż tak stresującego. Po 3 latach przyszło wypalenie zawodowe. Rozważałem zmianę branży. Wpadłem jednak na pomysł, że pójdę do firmy produkcyjnej i zaoferuję, że ja będę robił im transporty. Myślałem wtedy, że logistyk ma super pracę. Codziennie dobijają się do niego nowi dostawcy usług transportowych, a na swojej liście mailingowej ma 30 przewoźników i tylko wysyła maile.
Ale jeśli tak jest, to… dlaczego cały czas możemy pozyskać nowe firmy z rynku? Dlaczego auta nie wyjeżdżają? Dlaczego czasami klienci proszą, żebyśmy wyczarowali dla nich auto spod ziemi?
To był moment, w którym zrozumiałem, jak ważną rolę po stronie logistyka odgrywa proces zakupu usług transportowych. I ile elementów może pójść nie tak. Jeśli chcesz usprawnić ten proces u siebie w firmie, mam dla Ciebie kilka wskazówek. Podzieliłem je na 3 etapy.
Etap 1: Świadomość
Czego potrzebuje moja firma?
Budowę procesu zakupu usług transportowych zacznij od zadania kluczowego pytania: Czego potrzebuje Twoja firma?
Czy raz w tygodniu masz do wysłania 1 paletę w doładunku w transporcie krajowym? Czy jest to 30 transportów w tygodniu do Anglii dla kluczowych klientów, z którymi wiążą Cię kontrakty na fiksowe rozładunki?
To jedno z najważniejszych kryteriów doboru przewoźnika.
Gdy już odpowiesz na to pytanie, następnym razem, gdy zadzwoni do Ciebie kolejna firma przewozowa lub spedycyjna, zanim podasz maila do przesłania oferty, od razu powiedz o kluczowych potrzebach, np. „Potrzebuję megi na Anglię i żeby kierowca zrobił w Anglii odprawę”.
To już na starcie pomoże Ci zweryfikować, czy dany przewoźnik lub spedytor ma takie możliwości. (A niestety większość nie ma). Dzięki takim 2 pytaniom już wiesz, czy jest sens dalej rozmawiać.
Czy potrzebuję doradztwa?
Dzwoni do mnie Pani Krysia: „Mam 3 małe palety, 3 tony i potrzebowałabym busika”. Pani Krysia nie wie, że na busika ładujemy maksymalnie tonę. Ty bardziej chciałaby mieć po drugiej stronie kogoś, kto jej podpowie, co w transporcie można, a czego nie.
Doradztwa potrzebuje też kluczowy klient strategiczny, który będzie się otwierał na nowy rynek. Historia z naszej firmy: Klientka potrzebowała auta na Sycylię. Niewielu przewoźników robi takie usługi, bo pod to jest potrzebny specjalny model pracy. My dużo jeździmy na Włochy, mamy fajnych stałych przewoźników i dzięki temu mogliśmy dostosować nasz model pracy pod model potrzeb klienta. W ten sposób zaczynamy jeździć na Sycylię.
Jakich naczep potrzebuję?
„Mów klientom, że masz wszystko” – tego uczą w większość spedycji. Ale nie każdy ma dostęp do tiefbettów, nie każdy przewiezie maszynę rolniczą i wyśle chłodnie do Turcji.
Dlatego pytaj dostawców, co mogą Ci dostarczyć? I czy potrafią dopasować się, gdy jest potrzebna specjalistyczna naczepa?
Zapytaj też o to, czy jest to ich własny sprzęt, czy sprzęt ich podwykonawcy? Czy to jest podwykonawca kontraktowy, czy spotowy?
Chcesz się dodatkowo upewnić? Zapytaj o kierunki, o klientów i o referencje.
Etap 2: Współpraca
Po wstępnej weryfikacji dostawcy przyjrzyj się bliżej temu, jak będzie wyglądała współpraca w najważniejszych obszarach.
Bezpieczeństwo
Chodzi tu przede wszystkim o liczbę aut, jakie oferuje dostawca.
Z reguły klienci myślą, że duża firma przewozowa z 1000 aut zagwarantuje im bezpieczeństwo. Za takim przekonaniem stoi złudne wrażenie, że te auta będą dla nich. Dlatego zapytaj dostawcę, czy jest to flota własna, czy podwykonawców? Dowiedz się też, czy auta są na kontraktach czy w modelu relacyjnym?
Często to spedycja, która ma 30-40 stale zakontraktowanych przewoźników, oferuje lepsze możliwości niż duży przewoźnik. Może się szybciej dopasować do rozwiązań, których klienci potrzebują.
Koszt transportu i termin płatności
Określ, jaki macie poziom kosztów firmie, jeśli chodzi o zakup usług transportowych oraz gdzie jest pole do negocjacji.
Mała firma może sobie pozwolić na wahania cen +/- 100 zł, bo nie wpłynie to tak mocno na jej kondycję. Duża firma, z kontraktami i dużym volumen zleceń, ma stałe stawki na stałe transporty i tu przewoźnicy muszą się dostosować.
Na tym etapie możesz sprawdzić realną moc i możliwości przewoźnika. Bo gdy negocjuje z Tobą, po drugiej stronie negocjuje z podwykonawcą. Tylko pamiętaj, że każde 100 euro może diametralnie odwrócić negocjacje. Gdy będziesz cały czas zbijał przewoźników, po jakimś czasie ktoś odpuści i możesz stracić dobrego przewoźnika.
Czas na podjęcie decyzji
To często frustrujący moment dla dostawcy usług transportowych, gdy klienci zbyt długo zwlekają z decyzją. Jakby 10 kierowców siedziało w autach i czekało na informację: jedziemy czy nie. Rodzi to spory dysonans komunikacyjny. I burzy współpracę.
Przy dodatkowych ładunkach ad hoc warto zapytać: Ile mam czasu na decyzję? Ile możecie przetrzymać to auto?
Ryzyka przy współpracy z dostawcami
- Ryzyko opóźnienia w transporcie. Rodzi dużo emocji, dlatego warto się do tego przygotować. Najlepiej wcześniej ustalić zasady, czego może oczekiwać klient, a czego przewoźnik w sytuacji losowej (np. korek na drodze) lub gdy podjedzie ciężarówka, a nie ma towaru do wydania. Chodzi o to, żeby obie strony wiedziały, jakie są konsekwencje różnych sytuacji losowych. Jak możecie usprawnić ten element? Kiedy nie ma pola do rozmowy, nie ma współpracy.
- Ryzyko operacyjne, to np. brak dokumentów na czas. Poinformuj swojego dostawcę, czy wystarczą skany, czy oczekujesz od niego oryginałów, bo tego wymaga od Ciebie Twój kontrahent.
- Ryzyko biznesowe – gdy w wyniku sytuacji losowych na drodze, nieprzygotowanego towaru, długiego załadunku czy braku możliwości Ty lub przewoźnik tracicie kontrahenta. Gdy zlecasz pilny ładunek, najlepiej od razu wyraźnie to zaznacz i powiedz, że np. przesyłka jedzie na targi i musi dojechać na miejsce w piątek o 8.00.
- Ryzyko finansowe – jeśli zdarzy się taka sytuacja, pojawia się ryzyko finansowe. Przez błąd któraś ze stron może stracić kontrahenta. Czy jesteś gotowy ponieść taką stratę? Czasami spedytor lub przewoźnik nie jest świadomy, jaką ma odpowiedzialność przy codziennych operacjach. Nie po to modelowaliśmy współpracę i dopasowaliśmy się do potrzeb klienta, by teraz to wszystko stracić.
- Ryzyko operacyjne wiąże się z brakiem płatności na czas. Przewoźnicy kredytują się u klientów. Otrzymują płatności po 45-60 dniach, a i tak ten termin bywa przeciągany. Przy dużych wolumenach są to setki tysięcy złotych miesięcznie. Przychodzi moment, że przewoźnicy nie chcą jeździć dalej z firmą, która nie płaci. W takich sytuacjach pytam klientów: „Czy ja przywiozłem towar 12 dni po terminie, czy przewiozłem tak, jak się umawialiśmy?”.
- Ryzyko utraty przewoźnika. Pomyśl, ile trwa dobranie dobrego przewoźnika. Czy Twoja firma jest gotowa na utratę przewoźnika i jaki jest tego realny koszt? Jak szybko znajdziesz osobę, która tak dobrze będzie znała Twój biznes? Która będzie miała dla Ciebie 30 aut tygodniowo? Jak długo będziesz budować taką współpracę z przewoźnikiem? Czy Twoja firma robi aktywny sourcing i czy masz kogoś na liście rezerwowej?
3 etap: Usługi posprzedażowe
To pozornie nieistotna kwestia, która może stać się wyróżnikiem na rynku. Usługi posprzedażowe, czyli to wszystko to, co dzieje się po tym, gdy auto zostanie już rozładowane. Chodzi tu m.in. o to, jak Ci się rozmawia z osobą, u której kupujesz usługi transportowe? Czy ta osoba wie, jak często się z Tobą kontaktować i czy wolisz rozmawiać przez telefon, mailowo, a może na WhatsAppie?
Do tego warto dodać coś, co w naszej firmie nazywamy FLOW, czyli swego rodzaju chemię, która sprawia, że lubisz osobę po drugiej stronie. Tu bardzo pomaga osobista wizyta dostawcy w Twojej firmie.
A jak to jest u Ciebie?
- Czy usługi zamawiasz mechanicznie u dostawcy, który ma możliwości, ale nigdy nie wiedziałeś go na oczy i nie czujesz, żeby zbudował z Tobą jakąś relację?
- Czy jednak wolisz zadzwonić do Adama z firmy X, ponieważ był już u Ciebie w firmie w tym roku dwa razy (a jest dopiero czerwiec), bo chciał m.in. zobaczyć towar, który tyle razy już dla Ciebie ładował? Dzięki temu wiesz, że jest fachowcem, który dba o Waszą relację i wie, jak dopasować się do Ciebie chociażby pod względem komunikacji. A w dodatku to naprawdę fajny gość i lubicie się nawzajem.
Dawid Wardin w książce „Stawka to za mało” wspomina, że wielu klientów chciałoby znać osobiście swoich dostawców. Chciałoby, żeby czasem przyjechał do nich ktoś z zarządu albo szef. Wtedy jest to jasny sygnał, że dostawcy na Tobie zależy i faktycznie chce wpasować się w Twój model pracy.
A Ty – chciałbyś poznać na żywo swojego dostawcę?
