Jak przyciągnąć do swojej firmy dobrą spedycję lub przewoźnika?
10 wartości cenionych przez dostawcę
Sparzyłeś się na współpracy ze spedycją albo przewoźnikiem? Poznaj 10 wartości, które cenią dostawcy. Ta wiedza pomoże Ci w negocjacjach, otwieraniu kontaktu i utrzymaniu dobrego przewoźnika w Twoich szeregach.
W 2021 roku zapytałem ponad 300 właścicieli firm i osób, które podejmują decyzję o współpracy z firmą przewozową o to, jak ważne są dla nich relacje ze stałym i sprawdzonym dostawcą transportu. Było to słynne „Badanie 300”. Razem z dr. Tomaszem Czubą i Wydziałem Ekonomicznym Uniwersytetu Gdańskiego sprawdzaliśmy to po raz pierwszy w Polsce. Byłem wtedy wykładowcą akademickim i szkoliłem firmy TSL.
(Jeśli interesuje Cię ten temat, zaglądaj do zakładki z artykułami na tej stronie. Pełne wyniki badania rynku znajdziesz też w biznesowym podręczniku „Stawka to za mało”) [link do podręcznika www.stawkatozamalo.pl]
Wiesz, co wyszło?
66% respondentów uznało za bardzo ważne relacje ze stałym i sprawdzonym dostawcą transportu. 32% za ważne. Czyli dla 98% decydentów relacje z przewoźnikiem mają spore znaczenie. Skoro czytasz ten tekst – jest to ważne także dla Ciebie.
Co znaczą te wyniki?
Po pierwsze: Firmy, które są sprawdzone w boju, chcemy trzymać blisko siebie.
Po drugie: Firmy (a w nich logistycy i spedytorzy), które rozumieją specyfikę naszego działania, wiedzą, jak się z nami komunikować, kiedy być elastycznym oraz w jaki sposób prowadzić z nami dialog – są cenne. I to bardzo. O wiele bardziej niż stawka za przewóz.
Jaki przewoźnik będzie dobry dla mojej firmy?
Zanim zabierzesz się do strategii sourcingu (poszukiwania i pozyskiwania) przewoźników, w pierwszej kolejności musisz jasno zdefiniować, kim jest dobry przewoźnik dla Twojej firmy?
Czy kieruję się emocjami i szukam przyjaciela, takiego do rany przyłóż Pana Rysia, który ma 3 ciężarówki, bazę w okolicy i zawsze jest dla nas dostępny?
Czy raczej lepszy będzie Pan Ryszard, który ma 300 ciężarówek i realizuje dla nas dostawy zgodnie z naszymi KPI (wskaźnikami efektywności)?
Czego szukam u potencjalnych dobrych partnerów? Kim taki partner jest dla mnie? Jak uczę go współpracy z moją firmą?
Aby dobrze odpowiedzieć na to pytanie, wyobraź sobie – siebie. Tak, dokładnie. Wyobraź sobie siebie. Spójrz na siebie jak na obcego decydenta, który ma wybrać z tysiąca firm na rynku te, z którymi chce pracować.
Zadaj w myślach tej osobie następujące pytania:
- Jak powinna wyglądać komunikacja ze mną? Osobiście, telefonicznie, mailowo, na WhatsAppie czy na Zoomie?
- Czego oczekuje od kontaktu: jak często i jakich informacji?
- Jak ma wyglądać przepływ dokumentów?
- Czego oczekuje od logistyka? Jaki chce mieć ze mną „flow”?
- Czy chce wiedzieć, z kim pracuje i znać te osoby osobiście?
- Czy chce znać właściciela firmy, aby móc wpływać na kluczowe negocjacje?
- W jakim czasie potrzebuje potwierdzeń transportu, pracy opartej na planach dostaw oraz informacji o ewentualnych opóźnieniach?
- Co się stanie w jej firmie, w jej kontekście, jeśli będą opóźnienia?
- Jakiej elastyczności wymaga ode mnie?
- Jak mierzy poziom kosztów rynkowych za transport? Z iloma dostawcami to robi i jak często?
- Jak szybko potrzebuje odpowiedzi na maila lub sprawdzenia określonych możliwości?
- Czy buduje portfolio przewoźników na zakładkę, czy opiera się na jednym, dwóch kluczowych partnerach?
- Na jakiej podstawie podejmuje decyzję, komu zlecić transport? Racjonalnie (opiera się na twardych danych) czy bardziej intuicyjnie (kieruje się głównie marką firmy/logistyka)?
- Czy zależy jej na rozproszonej bazie przewoźników, czy na skoncentrowanej?
Myślę, że widzisz już, jak dużą rolę odgrywa wstępne zbudowanie samoświadomości swoich potrzeb. Niektórymi z powyższych odpowiedzi możesz podzielić się z dostawcą w trakcie budowania relacji. Inne możesz zostawić wyłącznie dla siebie.
Najważniejsze jest jednak to, że – odpowiadając sobie na powyższe pytania – możesz świadomie stworzyć instrukcję, czego oczekujesz od swojego dostawcy. Nie musi to być sformalizowany dokument standardu. Wystarczy kilka zdań w rozmowie telefonicznej czy w mailu. Naprawdę sporo można w ten sposób polepszyć.
A może w ogóle nie musisz szukać nowego dostawcy? Może wystarczy, jeśli te punkty przegadasz z obecnym?
Dlaczego dobrego przewoźnika trzeba przyciągnąć?
Moje wieloletnie doświadczenie w doborze i kontraktowaniu możliwości przewozu pokazuje, że niejednokrotnie dobry dostawca (który ma twarde standardy serwisu, rynkowe poziomy cenowe oraz dobrze dopasowaną komunikację) rzadko kiedy jest pomykającym po zielonej trawce czy w lasku jelonkiem.
Najczęściej jest to spedytor lub przewoźnik, który ułożył swoje możliwości pod klientów, w swojej pracy skupia się na zapewnieniu standardów jakości, a komunikację lub swój dodatkowy czas poświęca na pielęgnowanie relacji i pilnowanie biznesu. Niekoniecznie na dalszy jego rozwój. Co wcale nie jest złe. Nie każdy dostawca ma chęci i wolę dalszej ekspansji; woli być dobry w tym, co dla kogoś robi. I to jest jak najbardziej OK.
Wyobraź sobie teraz idealnego dostawcę transportu. (Mam nadzieję, że dzięki odpowiedzi na powyższe pytania masz już w głowie jego obraz i wiesz, jaki model współpracy Ci odpowiada.)
Jak przekonałbyś go do współpracy z Twoją firmą? Jakie wartości w długofalowej współpracy oferujesz, aby go zachęcić i utrzymać w swoim portfelu przewoźników?
Poniżej zebrałem 10 wartości – poszukiwanych świadomie i podświadomie przez dostawców transportu.
Ta wiedza przyda Ci się w negocjacjach, otwieraniu kontaktu i utrzymaniu przewoźnika. Zwłaszcza jeżeli poważnie podchodzisz do rozwoju portfela dostawców i zależy Ci na doskonaleniu możliwości operacyjnych w obszarze logistyki.
1. Regularność przesyłek
Codziennie? Co tydzień? Co miesiąc? Kwartał? Kilka razy w roku?
Od tego, jak często wysyłasz w określone kierunki transportowane dane partie towarów, zależeć będzie Twoja podstawowa atrakcyjność w oczach dostawcy. Zwłaszcza gdy partie towaru (w tym wielkość przesyłek) są spójne z jego kluczowymi kierunkami.
Nie przeceniaj jednak możliwości przewozowych dostawców. Załóżmy, że szukasz potencjału do przewozu 100 transportów miesięcznie, a Twój przewoźnik może przewieźć tylko 10 ładunków. W takiej sytuacji musisz rozbudowywać bazę swoich dostawców.
2. Wartość kontraktu i stawek przewozowych per km
To normalne, że ciągle optymalizujesz koszty. W taki sposób, owszem, generujesz oszczędności w logistyce. Ale jednocześnie takie podejście może postawić Twoją firmę w pozycji poszukiwania dostawcy spotowego, który akurat będzie w wolny w okolicy. To trochę jak w rzucie monetą: pojedzie taniej albo w ogóle nie pojedzie. A jak nie pojedzie, to towar poczeka sobie na magazynie. Czasem może czekać tam długo.
W negocjacjach możliwości przewozowych, w szczególności spotowych, czas ma wymierną wartość w pieniądzu. Możesz poświęcać czas na poszukiwania dostawców i negocjacje albo usiąść i dogadać się na wyższe rynkowo ceny, ale negocjować gwarancje podstawień.
Finalnie taką właśnie rolę odgrywają stawki przewozowe: czy za cenę X będziesz w stanie zapewnić regularność, gdy regularność jest Wam ogólnie potrzebna.
Możliwe, że za cenę X minus 100 euro znajdziesz w innym terminie możliwość przewozu na rynku spotowym. Ale czy Twoją firmę stać na to, aby towar nie wyjechał, stał na magazynie, nie dojechał na produkcję lub do klienta zgodnie z planem?
Wartość kontraktu na stole w postaci wolumenu przewozu (liczby zleceń) oraz stawki za przewóz odgrywa kluczową rolę w atrakcyjności ładunków.
3. Kluczowe wymogi
Załadunki czy rozładunki fix. Wymiana palet. Cross-dock. Składowanie. Częściowe rozładunki/doładunki. 24 tony +. Specyficzne mocowanie na naczepie. Windy. Wózki widłowe…
Poszukiwanie dostawcy pod specyfikę Twoich kontraktów handlowych to kolejny fundament doboru i atrakcyjności ładunków do transportu.
Z perspektywy dostawcy pierwsze, co wchodzi na tapet, to pytanie: Czy jesteśmy w stanie się tego podjąć? Czy możemy to jakoś zbudować? Jakie są argumenty za tym, abyśmy w ogóle chcieli w to wejść?
4. Wymagana elastyczność
To zmora dostawcy. Przekładanie podstawień. Brak gotowości towaru. Opóźnienia. Przestoje na magazynie. Na odprawach. Zmiany terminów z godzinnym wyprzedzeniem lub po fakcie, gdy auto jest już podstawione. Odbiory, przesyłanie oryginałów dokumentów. Przetrzymywanie przewoźnika do momentu zebrania ofert i wyboru najtańszego – z jednoczesnym odmówieniem.
To tylko niektóre z mało oczywistych, ale wyjątkowo ważnych wymogów elastyczności w transporcie. Niejednokrotnie od tego zależy, jak długo dostawca będzie miał cierpliwość do współpracy z Twoją firmą.
5. Spójność z kierunkami
Dobry przewoźnik lub spedytor najczęściej będzie koncentrował się na określonym kierunku albo specyfice transportu. Jest to naturalna droga rozwoju firmy, gdy od modelu „mydło i powidło” przechodzi się na model strategii – koncentracji na czymś.
Jeżeli chcesz mieć wartość dla takiego przewoźnika, w pierwszej kolejności w rozmowach padną pytania o częstotliwość przesyłek w określone rejony. To znaczy, w które kierunki masz wysyłki?
Jeden przewoźnik kieruje swoje możliwości przewozu np. na Skandynawię, inny na Włochy, jeszcze inny towary wozi głównie między województwami wielkopolskim i śląskim. Każdy z nich ma wypracowane swoje korytarze transportowe i to będą ładunki mile widziane w jego modelu działania.
6. Komunikacja z właścicielem/managementem firmy
Modele firm spedycyjnych czy przewozowych często oparte są albo na pracy w modelu 360 stopni, albo na pracy na wycinakach. Zarówno w jednym jak i w drugim modelu pracownik A nie wie, co robi pracownik B. To znaczy, że często nawet w jednym zespole, każdy widzi tylko swój ogródek.
Jeżeli chcesz w pełni wykorzystać potencjał firmy albo dowiedzieć się, jakimi możliwościami dysponuje, najlepiej rozmawiać z szefem. W szczególności, gdy chcesz rozmawiać o długofalowej współpracy. Bardzo często to szef ma najwięcej do powiedzenia, jeżeli chodzi o wpływ na zespół i podział pracy. Przekonanie go do współpracy (choć nie zawsze ją zagwarantuje) może znacznie pomóc w podjęciu decyzji o przejęciu Twoich ładunków.
Jeśli pracujesz z jednym spedytorem czy dyspozytorem transportu, to często – nawet gdyby chciał – nie ma on wglądu w całościowe możliwości firmy. Zatem niejednokrotnie możliwości przewozu Twoich dostawców są o wiele większe, niż myślisz. Tylko musisz rozmawiać o tym z managementem, a nie wyłącznie z osobą, która Cię obsługuje.
7. Przepływy finansowe między firmami
Przepływy pieniędzy są niezmiernie istotne, gdy mówimy o współpracy z firmą przewozową. Jak często musi dzwonić osoba z firmy przewozowej czy spedycyjnej i upominać się o zaległe płatności?
Każdy przewoźnik prognozuje wydatki, utrzymanie floty, pracowników. Określoną rentowność na zleceniach. W momencie, gdy płatności są opóźniane, zaburza się cały jego model prognozowania wydatków.
Jeżeli chcesz w długim okresie utrzymać sprawdzonego przewoźnika lub zachęcić nowego do współpracy – realne, zlecone w terminie przelewy będą kluczowe w czasie negocjacji możliwości przewozu.
8. Aktywny sourcing – wykazanie zaangażowania
Niewiele firm i osób to robi. Już sam fakt, że zadzwonisz do firmy przewozowej i porozmawiasz o możliwościach współpracy z poziomu klienta, może niejednokrotnie odwrócić stół negocjacyjny.
Kim jesteś, kogo reprezentujesz, co masz na stole do rozdania i to, że chciałbyś porozmawiać o przewozach z własnej nieprzymuszonej woli – będzie podstawowym wyznacznikiem tego, że jesteś zaangażowany, cywilizowany i wykazujesz wolę współpracy.
9. Z myślenia spotowego (transakcyjnego) do relacji (partnerstwa długofalowego)
Przy rozproszeniu kierunków, typów ładunków i częstotliwości transportów sprawdzi się model spotowy. Do rozdania tych transportów najlepsze są własne platformy i giełdy.
Z kolei gdy masz do czynienia z regularnością, stałością, koncentracją kierunków odbiorców Twoich ładunków, o wiele lepsze będzie zbudowanie partnerstwa z określoną grupą dostawców.
Podobnie, gdy mówimy o kompleksowości dostaw – jest część regularna i część spotowa.
Przed przystąpieniem do pozyskiwania i przekonywania przewoźników, dobrze zidentyfikuj własne potrzeby transportowe w postaci segmentów/bloków biznesowych do rozdania. W ten sposób tworzysz określoną potencjalną wartość, która będzie małym lewarem w negocjacjach i modelowaniu transportu.
10. Kultura transportu
Gdy wjeżdżasz na bazę firmy przewozowej, często w pierwszej kolejności wita Cię szczekający owczarek niemiecki i żona szefa. Następnie wchodzisz do pokoju, gdzie siedzą wszyscy. Siadasz przy biurku. Otrzymujesz kawę ze sterczącą łyżeczką, wbitą w fusy, które się jeszcze zaparzają. Padają proste pytania i odpowiedzi. Dalej jest biznesowy lunch w restauracji „Krystyna”, gdzie najprawdopodobniej z menu wybierzesz schab z mizerią.
To po prostu tak działa. Jak poczują, że jesteś swój – normalnie się z Tobą rozmawia, masz dobre intencje, chcesz działać i współpracować; okazujesz szacunek do ludzi i formy prowadzenia firmy; wyglądasz też jak człowiek, bez przysłowiowego kija w tyłku – wtedy będą skłonni się dogadać. Co do możliwości i stawek.
Branża transportu i spedycji to często prości ludzie. Realizujący po prostu transport. Ale nie prostacy. Chociaż i tacy się trafiają. Im lepiej zrozumiesz powyższe mechanizmy, które tworzą wartość dla firmy przewozowej lub spedycyjnej, tym łatwiej będzie Ci przyciągać dobrych i sprawdzonych przewoźników.
***
Jeżeli uważasz ten artykuł za przydatny, prześlij go znajomym czy kolegom z pracy. Mam nadzieję, że pomoże im lepiej podejmować decyzje związane z zakupem transportu i współpracą z przewoźnikami.
Sprawdź również możliwości współpracy z nami i napisz bezpośrednio na transport@wardinlogistics.eu. Prześlij od razu szczegóły transportu lub Excela do uzupełnienia. Skontaktujemy się z Tobą i przedstawimy, co możemy dla Ciebie zrobić.
Autor: Dawid Wardin / CEO Wardin Logistics
