A gdyby tak… poszukać oszczędności? Wrzucasz więc zlecenia transportowe na giełdę. Zatrzęsienie ofert. Tu 100 euro taniej, tam jeszcze 50 euro mniej. Raj dla logistyka. A potem nagle – akurat wtedy, gdy wpada Ci pilne zamówienie – nie możesz znaleźć żadnego transportu.
Albo znajdujesz. 150 euro zostaje na firmowym koncie, tylko że towar dojeżdża do ważnego klienta w takim stanie:
To prawdziwa historia, która przytrafiła się nam niedawno.
Jeden z naszych klientów, dla którego modelowaliśmy stałego dostawcę, zadzwonił do Błażeja, managera transportu w Wardin Logistics:
„Panie Błażeju, ceny, jakie spotowo oferuje wasza konkurencja, są obecnie 100-150 euro niższe. Albo zejdziecie z cen, albo nie zrobicie tego przewozu”.
Mamy w ofercie możliwości spotowe, także dla klientów, którzy oczekują modelu one-window. W dużej mierze mamy własne bazy dostawców spotowych, którzy dostają od nas informacje o aktualnych transportach i – jeżeli akurat auto będzie w pobliżu – korzystają z tego zarówno klienci, jak i dostawcy.
Skoro więc klient świadomie zrezygnował z pracy ze stałym dostawcą transportu, znaleźliśmy dla niego opcję spotową. Zlecenie otrzymał przewoźnik, który nie jeździ dla nas regularnie – oczywiście za uzgodniony fracht zgodnie z dyspozycją klienta. Co więcej, zarówno podjęcie, jak i dostawa towaru zorganizowane były na czas. Ale czegoś zabrakło.
Stały przewoźnik, którego od początku mieliśmy ułożonego pod te transporty, dostał od naszego klienta instrukcje o mocowaniu towaru i jego układzie na aucie. Dzięki temu, że wielokrotnie organizował te transporty, dyspozytor i kierowcy przy załadunku doskonale znali instrukcje od magazynierów.
W tym przypadku magazynierzy nie przekazali stosownych instrukcji w trakcie operacji załadunkowych.
A gdyby to był Twój towar?
W tym artykule pokażę Ci 5 istotnych obszarów, na które koniecznie musisz zwrócić uwagę, jeśli chcesz opierać modelowanie logistyki w firmie na modelu spotowym.
Ryzyko operacyjne i biznesowe
Sprzedaliście towar i nie ma czym go wywieźć.
Czy uważacie, że to jest problem?
Oczywiście, że nie. Jak dzisiaj nie wyjedzie, to jutro wyjedzie.
Nie po stawce 820 euro tylko za 950 euro? No trudno.
Nie ma jutro? Wyjedzie pojutrze. A, weekend. Dojedzie po weekendzie.
Przewoźnik wziął towar, ale nie ma z nim kontaktu? Nic nie szkodzi, kiedyś dojedzie.
A co na to klient? A nas to nie obchodzi, bo jesteśmy działem logistyki, a nie działem sprzedaży.
A to, że faktura zostanie wystawiona tydzień później i będzie to wpływać na cash flow w firmie? Nic nie szkodzi, to problem finansów.
Kierowca nie zabrał całości towaru, bo się dogadał z magazynem, że dzień wcześniej załaduje i już sobie pojedzie? Nic nie szkodzi, inny dowiezie resztę później, najwyżej się obciąży tego, co nawalił.
Przecież nic strasznego się nie stało.
Ważne jest to, że w 70 przypadkach na 100 wykorzystaliśmy sytuację rynkową i udało się nam w ciągu roku wygenerować trochę oszczędności na zakupach transportu.
A w tych 30 przypadkach? Cóż, pech. Raz stały klient wybaczy, innym razem trzeba będzie zrekompensować opóźnienia w postaci rabatów. Czasami klient odejdzie, nie będzie już od niego przychodów i zamówień. Bynajmniej będzie mniej roboty i problemów na giełdzie akurat.
Tak, wiem, Twoja firma prawdopodobnie tak nie działa. Ale chcę tu pokazać, jak tysiące logistyków, managerów logistyki i dyrektorów zarządzających podchodzą do ryzyka związanego losowością zakupu transportu.
Jest jedno pytanie, które lubię zadawać w czasie rozmowy z naszymi klientami i dostawcami: Czy jesteście na tyle bogaci, że stać Was na podejmowanie takiego ryzyka?
Wielu z Was odpowie, że tak. Ale tylko dlatego, że nie jesteście świadomi, jakie mogą być tego długofalowe konsekwencje. Przecież klient i tak wróci, przecież zamówienia i tak będą, przecież nic wielkiego się nie stało. Trochę nerwówki, bo ktoś zszedł z góry i nakrzyczał, ale już mu nerwy opadły i jest spokój.
Do przemyślenia
- Czy świadomie uwzględniasz powyższe ryzyko w cenie DAP / EXW?
- Czy ograniczasz to ryzyko, bo ważna jest dla Ciebie marka, jaką Twoja firma ma wśród klientów?
Sezonowość punktowa
Rok to nie tylko marzec czy październik. Europa to nie jeden punkt na mapie, tylko tysiące punktów w każdym kraju. Jeśli działasz w biznesie, wiesz nie od wczoraj, że jedna połowa roku ma obniżoną efektywność biznesową w porównaniu z drugim półroczem.
Grudzień, styczeń – gospodarka się budzi. Jedni zaczynają składać zamówienia, inni kończą sprzedaż tego, co zostało.
Luty, marzec, kwiecień – robota się rozkręca.
Przychodzi majówka i tydzień urlopu.
Przychodzą wakacje i mamy dwa miesiące urlopów.
We wrześniu dzieci do szkoły.
W grudniu znów święta.
Do tego okresy przed urlopami, po urlopach. Przed świętami, po świętach. A jeszcze okresy międzyświąteczne o napiętych terminach. Nie mówiąc o tym, że raz jest popyt na mandarynki, raz na lody, innym razem na opony zimowe, a jeszcze innym na fajerwerki. Jak budowlanka siada, bo deweloperzy zmniejszają budowanie osiedli, to w Ikei mniej mebli ludzie będą kupować do wykończenia mieszkań.
Jeśli działasz spotowo, to czy uwzględniasz w swojej logistyce sezonowość podaży transportu? Czy uznajesz, że kierowca nie zasługuje na urlop i auto powinno być w środę, bo akurat w środę dostałeś zamówienie?
Gdy w Wardin Logistics pracujemy z klientami, dzielimy się z nimi wiedzą. Bardzo często mówimy nie tylko o ryzyku, ale też o mechanizmach rynku związanych z sezonowością. Jedni uświadamiają to sobie dopiero wtedy, gdy poruszymy ten temat na spotkaniu lub na Teamsie. Inni – nawet uświadomieni – nie przykładają do tego wagi. A potem, gdy przychodzi od nich zamówienie na nieplanowane transporty, znów dziwią się, że nie można teraz znaleźć w ich lokalizacji żadnego auta. I to przez kilka dni.
Do przemyślenia
- Czy uwzględniasz sezonowość podażową transportu?
- Czy przygotowujesz się na to, rozmawiając z dostawcami?
Oszczędności w ujęciu krótko- i długofalowym
Jak liczyć oszczędności wygenerowane na logistyce? Możesz tak, jak często dzieje się, gdy kierowca otwiera firmę przewozową: 3 klocki minus 2 klocki daje 1 klocek.
No proste przecież. Kupię za 800 euro, klientowi dam 900 euro, dorzucę do ceny towaru i cyk, mamy oszczędność na poziomie 100 euro. Po prostu. A to, że tam czasem coś nie wyjedzie, nie dojedzie, nie będzie auta, nie będzie dokumentów, nie będzie informacji, nie będzie przyjaznej współpracy, nie będzie właściwego mocowania, nie będzie statusu – to naprawdę nie jest żaden koszt ekonomiczny. Z perspektywy finansowej nie ma on absolutnie żadnego znaczenia.
Spróbujmy jednak spojrzeć na to z perspektywy nieco dłużej niż ostatnie 15 minut, gdy zarówno Ty, jak i Wasz CFO jesteście dumni z podjętej decyzji operacyjnej.
Ujmijmy to w perspektywie rocznej:
- Dyrektor handlowy otrzymuje już 3 skargę od klienta, że towary w tym roku nie dojechały na magazyn i klient zerwał współpracę.
- Dyrektor finansowy już dawno zapomniał o tych 100 euro zysku, bo 3 miesiące po nowym roku spłynęła jakaś faktura od przewoźnika za zaległy transport, a on ma rok zamknięty.
- Dyrektor produkcji przychodzi i rzuca obraźliwe słowa, bo komponenty nie dojechały, a on już ustawił magazynierów na prace rozładunkowe pod ten dany towar i teraz wszystko stoi.
Nagle wszyscy zapominają o savingu na poziomie 100 euro, który operacyjnie został zaksięgowany.
Jak policzycie, ile będzie Was kosztować utrata klienta i zamówień od niego, bo po raz kolejny nie macie dla niego transportu? (Są wakacje, biedni kierowcy musieli wziąć urlop i nie ma aut na rynku).
Załóżmy, że jest to klient, który rocznie robi z Wami obroty na poziomie 50 000 euro. Pracujecie na 8-procentowej marży, czyli to tylko 5 000 euro. Wiecie: 3 klocki odjąć 2 klocki. Tylko że teraz to jest Wasz koszt utraconych korzyści wypracowanych w pocie czoła przez całą organizację i cały łańcuch wartości.
Do przemyślenia
- Policz utracone w zeszłym roku przychody i zyski. Weź pod uwagę klientów, których utraciliście z powodu słabo zarządzanej logistyki i działań spotowych, które miały na celu maksymalizację marży.
- To, co wyjdzie, dodaj do kosztów działu logistyki i odejmij od savingów. W ten sposób masz bardziej urealniony koszt sprawności operacyjnej modelu działania w Twojej firmie.
- A jak by to mogło wyglądać, gdybyście pracowali z ułożonymi pod Wasze procesy firmami spedycyjnymi lub przewozowymi?
Koszty codziennego sourcingu oraz otwieranych procesów zakupu
Mierzycie procesy sourcingu w Waszej firmie? Ile kosztuje Was pozyskanie przewoźnika? Ile kosztuje utrzymanie portfela dostawców? A jeśli logistyk w Twojej firmie musi obstawić w ciągu dwóch dni 50 lub 70 transportów w ujęciu spotowym? Ile czasu mu to zajmie?
Oczywiście mam tutaj na myśli fachowy dobór dostawców, czyli weryfikację dokumentów i polis oraz przekazanie instrukcji 50 różnorodnym dostawcom.
Ilu z nich jesteście pewni, że dojadą na czas na miejsce? A ilu nie dojedzie? Jaka duża jest u Was presja na logistyka, żeby natychmiast obstawił te transporty i jeszcze znalazł jak największe oszczędności? Najlepiej, żeby nic się nie wysypało. I żeby te zamówienia przypadkiem nie wpłynęły w momencie, gdy na giełdzie nie ma transportów. Bo ziści się to, co opisałem powyżej.
Co będzie dla Was lepsze: wrzucić listę tych 50 transportów do fachowego partnera w transporcie?
Czy raczej spędzić 1-2 dni na przeklejaniu wszystkiego na giełdy transportowe, by potem spośród 50 dostawców transportu wybrać tych, którzy są w danym momencie najtańsi na rynku?
Do przemyślenia
- Jakie są realne koszty obsługi 50 dostawców zgodnie ze sztuką, procedurami bezpieczeństwa, minimalizowaniem ryzyka operacyjnego, a jakie są koszty pracy z grupą 2-3 sprawdzonych i solidnych dostawców?
- Przelicz to np. na roboczogodziny pracy Waszego zespołu, który musi zajmować się obsługą 50 dostawców, dokonywać kalkulacji oraz weryfikacji dokumentów rejestrowych i polis.
Brak zrozumienia, nerwy i presja
Ile nerwów w cotygodniowych operacjach we wszystkich działach firmy – zaczynając od działu handlowego, przez produkcję, magazyn i dyspozycje, po finanse – kosztuje Was praca z dostawcami transportu branymi z łapanki? Ile nerwów pojawia się w momencie, gdy sytuacja na rynku nie pozwala Wam w ogóle znaleźć możliwości przewozu w Waszym regionie?
Pomijam już to, jak wygląda marka Waszej firmy w oczach firm przewozowych, gdy ich pracownicy słyszą z Waszej strony wyzwiska, straszenie karami, obciążeniami, sprawami sądowymi, brakiem płatności. Myślicie, że to nie ma wpływu na to, czy dostawca weźmie od Was transport z własnej nieprzymuszonej woli? Gdy nie ma alternatywy – oczywiście. Ale gdy ją ma? Stać Was na to?
A może uważacie, że potrzeby związane dostępnością transportu w sezonach, uwarunkowaniami zamówień czy funkcjonowaniem magazynów to temat nieistotny dla Was i Waszych dostawców? I dlatego nie warto poświęcać czasu na budowanie zrozumienia i edukację dostawców w zakresie Waszych potrzeb logistycznych? Nie warto się z nimi spotykać, pracować ze specjalistami wyższego szczebla i wspólnie modelować to, jak chcecie być obsługiwani?
Do przemyślenia
- Jak według Ciebie nerwy i stres w niesprawnie funkcjonującej logistyce w firmie przekładają się na kulturę organizacyjną?
- Jak takie niezorganizowane środowisko wpływa na motywację do pracy?
Wróćmy jeszcze do zdjęcia na początku
W jaki sposób – znając cały kontekst – wyliczylibyście szkodę?
Kto za nią zapłaci? Czy pasy zabezpieczające były zaciśnięte odpowiednio mocno, czy zbyt słabo? Czy towar był prawidłowo przygotowany do nadania, czy nie? Ile kosztuje dostarczenie takiego towaru do klienta? A gdyby to było pierwsze zamówienie i odbiorca nie byłby tak wyrozumiały?
Jak dogadalibyście się z nami, jako Waszym partnerem w transporcie? Będziecie przerzucać się winą? Straszyć prawnikami? Dzielić koszty? Ile będzie nerwów? Czy ryzyko takiej operacji wliczyliście w koszty losowo wybieranych operatorów transportu?
A może sezonowo w ciągu roku sami macie co najmniej kilka takich przypadków?
Jak chcesz dowiedzieć się więcej o oszczędnościach w logistyce oraz o tym jak zarządzać zakupami i czy tylko cena ma znaczenie – zapraszam do obejrzenia rozmowy z Grzegorzem Olechniewiczem z firmy Goodman Group. Grzegorz to jeden z najlepszych w Europie Wschodniej konsultantów ds. zakupów strategicznych. Rozmowę możesz posłuchać też w swojej ulubionej aplikacji podcastowej.
Podsumowując…
Mam nadzieję, że od teraz będziecie już w pełni świadomie podejmować decyzję, co bardziej opłaca się Waszej firmie: czy szukacie oszczędności na pojedynczej operacji, czy minimalizujecie ryzyko utraty kolejnych zleceń.
Co świadomie wybieracie:
- Pracę z przypadkowymi dostawcami, z którymi nie macie zbudowanego zrozumienia i płynności współpracy?
- Pracę z fachowym partnerem w transporcie, który poświęca dużo czasu i uwagi, by zapewnić Wam płynność dostaw, zminimalizować ryzyko oraz zmaksymalizować efektywność biznesową (czyli Waszą doskonałość operacyjną), za którą nie zawsze stoi maksymalizacja rentowności przy pojedynczej operacji transportu?
To jak, wciąż uważacie, że 3 klocki – 2 klocki = 1 klocek?
Do przemyślenia
Gdy już podejmiecie decyzję, sprawdźcie:
- Czy wszyscy w Waszej firmie wiedzą, które wartości są dla Was najważniejsze?
- Czy wszyscy mają jasno wytyczone priorytety i cele w obszarze minimalizacji ryzyka w logistyce?
Jeżeli uważasz ten artykuł za przydatny, prześlij go znajomym czy kolegom z pracy. Mam nadzieję, że pomoże im lepiej podejmować decyzje związane z poszukiwaniem oszczędności na zakupie transportu.
Sprawdź również możliwości współpracy z nami i napisz bezpośrednio na transport@wardinlogistics.eu. Prześlij od razu szczegóły transportu lub Excela do uzupełnienia. Skontaktujemy się z Tobą i przedstawimy, co możemy dla Ciebie zrobić.
