„Dzień dobry, kontaktuję się z firmy XYZ. Jesteśmy wiodącym dostawcą usług… liderem na rynku… mamy najlepsze możliwości transportu…” Jeśli zajmujesz się logistyką, zakupami, produkcją albo handlem, takich telefonów i maili zapewne dostajesz sporo. Ale czy potrafisz zweryfikować, który z tych liderów faktycznie będzie najlepszym wyborem dla Twojej firmy?
W tym artykule zebrałem dla Ciebie 9 wskazówek, które warto przemyśleć, zanim zdecydujesz się zostawić mniejsze lub większe pieniądze na koncie jednego przewoźnika albo spedycji. Dowiesz się, co jest ważne z punktu widzenia dostawcy i jak wybrać takiego, który nie tylko przewiezie towar z magazynu, lecz także wniesie dodatkową wartość do strategii biznesowej Twojej firmy.
1. Regularność transportów i stałe kierunki
To najważniejsze kryterium, które powinieneś wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy. Inaczej wygląda dobór firmy obsługującej transport, gdy masz jedną przesyłkę na kwartał. Inaczej, gdy masz 3 przesyłki w miesiącu. Jeszcze inaczej, gdy potrzebujesz zapewnić regularność dostaw dla 10-15 transportów dziennie.
Od regularności potrzeb transportowych będzie zależało przede wszystkim Twoje podejście do ryzyka w kontekście terminowości dostaw, optymalizacji kosztów oraz modelu, w jakim pracuje dostawca.
Dostawcy usług transportu najczęściej stosują dwoma główne podejścia do organizacji logistyki:
- Podejście regularne – oparte na stałości obsługiwanych kierunków i wysokiej częstotliwości dostaw w dane rejony kraju lub Europy. Często uzależnione jest od już obsługiwanych przez dostawcę tras transportowych pod jego kluczowych klientów, wypracowanych rutyn pracy kierowców czy po prostu od know-how związanego z określonymi relacjami transportowymi.
- Podejście spotowe – oparte na krótkoterminowym planowaniu i wyrabianiu określonych kilometrów bez stałych kierunków i rejonów. W tym podejściu dostawca skupia się głównie na optymalizacji pustych kilometrów i sprawnym wykorzystaniu aut pod transport. Stałe relacje lub klienci nie mają tu większego znaczenia.
Większość dostawców na rynku działa w modelach mieszanych. Dlatego regularność dostaw (lub jej brak) będzie mieć dla nich określoną wartość. Jeśli zaś potrzeby transportowe Twojej firmy są spójne z kierunkami regularnie obsługiwanymi przez przewoźnika lub spedycję – masz doskonały grunt do negocjacji: możliwości przewozowych, warunków i kosztów transportu.
Jak rozmawiać z dostawcą o regularności i kierunkach?
– W jakie rejony najczęściej puszczacie Państwo transporty?
– Jak często wyjeżdżacie w te kierunki?
2. Odpowiedni sprzęt do transportu towaru
Solidny dostawca to taki, który wie, co robi i wie, co może zrobić. Ma dostęp do możliwości oraz z dużym prawdopodobieństwem jest w stanie zagwarantować określone standardy współpracy przy określonych uwarunkowaniach: geograficznych, kosztowych, wolumenu. Podobnie wygląda sytuacja ze sprzętem, który jest dostosowany do wymogów i specyfiki transportu danego towaru. Dostawca może go mieć bezpośrednio w zasobach swojej firmy lub ma do niego dostęp, zarządzając innymi przewoźnikami. Ważne jest też oczywiście know-how, jak ten sprzęt obsługiwać.
O jakim sprzęcie mowa?
- Naczepy chłodnie, izotermy, multitemperatury.
- Naczepy z ruchomą podłogą, cysterny, wywrotki, colimuldy.
- Naczepy niskopodwoziowe Tiefbett.
- Plandeki, busy, solówki.
- Naczepy z wózkiem widłowym.
Od tego, jakim sprzętem regularnie dysponuje obecny lub potencjalny dostawca, zależą możliwości dalszego rozwoju Twojej firmy. Dlatego sprawdzaj możliwości dostawców i buduj bazy firm przewozowych lub spedycyjnych. Warto też wysyłać próbne transporty, aby realnie zweryfikować możliwości i kompetencje potencjalnego dostawcy oraz to, jak w praktyce przebiega współpraca.
Jak rozmawiać o sprzęcie?
– Jakim sprzętem Państwo dysponują?
– To są wasze pojazdy czy zakontraktowane?
– Jakie towary wozicie regularnie?
3. Dostępność aut
Masa czy rzeźba? W transporcie „wielkość” nie zawsze znaczy „dostępność”. To, że firma ma dużo pojazdów, daje złudne poczucie, że wiele z nich jest dla Ciebie dostępne. Nic bardziej mylnego. Firma przewozowa lub spedycyjna, która ma swoje pojazdy, model działania, stale obsługiwane linie, klientów, ułożonych kierowców, nie zawsze będzie skłonna wydzielić określoną flotę pod Twoje
zapotrzebowanie. Dlaczego? Z prostego powodu: przekierowanie pojazdów niejednokrotnie wiąże się z przekierowaniem całego (małego lub większego) modelu transportów kierowanych do jednej destynacji oraz ładunków powrotnych. Zmiana w dużej mierze uderza w cały łańcuch wartości budowanych przez firmę dostawcy.
Dlatego ważne, by podczas rozmów z dostawcą transportu mieć z tyłu głowy profilowanie oraz konieczność wypracowania wspólnego rozwiązania pod potrzeby przewozów.
Niejednokrotnie przewoźnik czy spedytor będzie musiał zbudować rozwiązanie wewnątrz swojej firmy: wspólnie z dyspozytorami, przewoźnikami i kierowcami. Tutaj dużą rolę odgrywają już obsługiwane trasy, regularność puszczania pojazdów w podobne rejony czy po prostu atrakcyjność kontraktu.
Jak rozmawiać o dostępności pojazdów?
– Ile Państwo macie pojazdów?
– Czy prowadzicie też innych przewoźników?
– Działacie na kontraktach z przewoźnikami czy w modelach relacyjnych?
– Jaki jest u was stosunek transportów spotowych do obsługiwanych przez stałe auta/przewoźników?
4. Poziom kosztów, stawka i termin płatności
To jeden z kluczowy wskaźników atrakcyjności kontraktu dla firmy przewozowej lub spedycyjnej. Stawka przewozowa symbolizuje koszt wytworzenia usługi i obejmuje m.in.:
- podstawowe koszty związane z utrzymaniem i amortyzacją floty,
- wynagrodzenie kierowcy,
- obsługę logistyki i IT,
- ubezpieczenie i podatki,
- paliwo i opłaty drogowe,
- serwisowanie i zastępstwo pojazdu,
- marżę firmy.
W zależności od poziomu kosztów firmy, oczekiwanej marży, aktualnej sytuacji na rynku transportowym – Twoja propozycja „stawki za przewóz” i terminów płatności będzie odbierana jako atrakcyjna i warta rozważenia / stałej współpracy lub nie.
Niejednokrotnie dodatkowe 100 euro albo dodanie 10 eurocentów na kilometrze może odwrócić negocjacje i sprawić, że przewoźnik lub spedytor uzna propozycję za atrakcyjną i wartą tego, by ułożyć pod Ciebie swoje możliwości. I odwrotnie: ciągłe zbijanie ceny może doprowadzić do tego, że niewysłany towar zostanie w magazynie, nie wyjedzie w terminie lub nie dojedzie do odbiorcy.
Podobnie „wstrzymywanie transportu” i czekanie na „tańszą alternatywę” może sprawić, że stracisz reputację u dostawcy i zniechęcisz go do długofalowej współpracy. A to w długiej perspektywie wpływa na ograniczenie możliwości, nie mówiąc już o negatywnych emocjach u wszystkich stron i narażeniu Twoich kontraktów handlowych na ryzyko.
Jak rozmawiać o stawkach za przewóz?
– Za ile Państwo nam to zrobią?
– Jak długo możemy utrzymać tę cenę?
– Potrzebujemy zmieścić się w kwocie X, czy damy radę?
5. Czas na podjęcie decyzji
W zależności od modelu działania firmy – czy jest to model czysto spotowy (dziś, teraz, aktualny transport na tapecie), czy model pracy oparty na stałych relacjach, czy model mieszany – decyzja o tym, czy jedziemy i za ile, zostanie podjęta w 5 minut albo postępowanie przetargowe zajmie 2 lata. Zauważ też, że dzisiaj Twoja propozycja transportów może mieć dla dostawcy wartość, ale równie dobrze może być zupełnie nieatrakcyjna. Co nie zmienia faktu, że w innym okresie w ciągu roku (albo w sezonie) rozmowy na temat transportu z inną osobą decyzyjną u tego samego dostawcy mogą mieć zupełnie inny przebieg.
Dlatego, jeżeli szukasz dobrych możliwości przewozu, warto otwierać rozmowy o możliwościach
współpracy i powracać do negocjacji w różnych momentach na osi czasu.
Jak rozmawiać o czasie w negocjacjach?
– Ile mamy czasu, żeby to „przyklepać”?
– Potrzebuję kilku dni, żeby powrócić z informacją.
6. Kompetencje, wartości i osobista znajomość
W usługach B2B, w szczególności w logistyce, budowanie obopólnego zrozumienia pomiędzy firmami ma ogromne znaczenie. Znajomość osób, z którymi bezpośrednio się kontaktujesz, po prostu pomaga w biznesie. I to na różnych poziomach: od przepływu informacji, dokumentów i potwierdzeń, aż po negocjacje.
Co więcej, jeśli u osób, z którymi się kontaktujesz, widzisz cenione przez Ciebie wartości (podejście, nastawienie, kluczowe kompetencje merytoryczne, przedstawianie lub budowanie rozwiązań, fachowa wiedza w zakresie usług, regulacji prawnych i kompetencji biznesowych, takich jak prezentacja, sprzedaż, przekonywanie) – cenisz też dostawcę.
Z takimi ludźmi chcesz pracować. Nawet jeśli czasem nie stać Cię na skorzystanie z ich usług, bo poziom kosztów na dane trasy może być dla Twojej firmy wysoki lub mało konkurencyjny.
Jak sprawdzić kompetencje i wartości?
– Zwróć uwagę na propozycje, z jakimi wychodzą osoby, które się z Tobą Kontaktują: zarówno pod
kątem formy, jak i od strony merytorycznej.
– W jaki sposób dostawca załatwia reklamacje lub trudności operacyjne w przewozach?
– Czy w kontakt z Tobą angażuje się management firmy?
– Czy znasz osobiście osoby, które Cię obsługują?
7. Kryteria jakościowe w obsłudze
Jakość firmy determinowana jest przez jej standardy, czyli powtarzalne schematy zachowań, usług i obsługi oraz sprzedaży. Ale też przekazywanie niezbędnych informacji oraz kontakt konieczny do tego, aby logistyka funkcjonowała bez zarzutu. Jako osoba zamawiająca, możesz zlecić firmie nie tylko to, co dostajesz od niej jako minimum, ale też rzeczy, których potrzebujesz lub są dla Ciebie ważne. Może to być np.:
- przesyłanie aktualnego statusu transportu wraz z informacją o tym, gdzie jest i kiedy dojedzie,
- wysyłka dokumentów,
- monitorowanie Twoich potrzeb transportowych,
- wizyta u Ciebie dostawcy, np. szefa firmy razem z osobą, która na co dzień obsługuje Twoje
zlecenia.
Jeżeli firma dostawcy nie ma własnych standardów – możesz zasugerować działania, które są niezbędne lub potrzebne z punktu widzenia Twojego biznesu.
Jak rozmawiać o standardach firmy?
– Czy jesteście Państwo w stanie przygotować mi X, Y, Z?
– Potrzebuję, żeby mi Państwo za każdym razem wysyłali oryginały dokumentów.
– Proszę przesyłać mi WhatsAppem informacje o dostawie rano.
– Tak w ogóle to chciałbym Państwa zobaczyć u siebie.
8. Bliskość bazy
Odległość bazy firmy przewozowej od miejsc załadunku lub rozładunku może być jednym z głównych czynników, które wpływają na atrakcyjność transportu dla dostawcy. Zwłaszcza gdy mają być to regularne kursy.
Pojazdy za każdym razem wyjeżdżają w trasę z centrali firmy przewozowej albo do niej zjeżdżają. Tu pojawia się temat optymalizacji „dolotu”, czyli pustych przebiegów – koniecznych, by dojechać na załadunek / rozładunek. Często jest to kilkadziesiąt kilometrów. Dzięki bliskiemu położeniu geograficznemu można je zoptymalizować zarówno dla stałych relacji, jak i spotów.
Jak rozmawiać o bazach?
– Gdzie macie Państwo bazę?
– Skąd głównie wyjeżdżacie?
9. Flow
I ostatni czynnik. Z pozoru nieistotny, a tak naprawdę kluczowy w codziennych operacjach i kontaktach.
Flow, czyli czy jesteś zadowolony ze współpracy z danym dostawcą. Czy się rozumiecie? Czy oboje macie to samo na myśli? Czy osoba, która Cię obsługuje, wyprzedza Twoje potrzeby, zadając pytania lub pilnując regularności. O ile przy odsprzedaży pojedynczych transportów po najniższej cenie (spot) nie ma to znaczenia, o tyle przy długofalowej współpracy jest to jeden czynników, o których dobrze jest pamiętać.
Kogo i do czego szukasz?
Czy ważna jest dla Ciebie tylko odsprzedaż ładunku dzisiaj? A może raczej liczy się dla Ciebie długofalowa relacja, regularność przewozów albo dostęp do możliwości transportowych?
Stawiasz na ciągłą optymalizację transportu, wstrzymując przewoźników i usiłując uciąć stawkę za przewóz? Czy raczej z góry wysyłasz do nich plany Twoich dostaw i śpisz spokojnie? Chcesz mieć sprawność operacyjną i zbudowane zrozumienie z ludźmi po stronie przewoźnika albo spedycji? Czy zupełnie Cię to nie interesuje i nawet nie wiesz, kto robi transport dla Twojej firmy?
To od Twoich oczekiwań zależy to, czego będziesz szukać u dostawcy transportu.
Jeżeli uważasz ten artykuł za przydatny, prześlij go znajomym lub kolegom z pracy. Mam nadzieję, że te 9 kroków pomoże im lepiej podejmować decyzje związane z zakupem transportu i współpracą z przewoźnikami.
Sprawdź również możliwości współpracy z nami i napisz bezpośrednio na transport@wardinlogistics.eu. Prześlij od razu szczegóły transportu czy Excela do uzupełnienia. Skontaktujemy się z Tobą i przedstawimy, co możemy dla Ciebie zrobić.
Autor: Dawid Wardin / CEO Wardin Logistics
