Jak radzić sobie z kierowcami, jeśli chodzi o wiele różnych zagadnień w biznesie transportowym?
Prowadzenie firmy transportowej nie jest łatwą pracą. Każdy właściciel firmy, przedsiębiorca i menedżer, który pełni taką rolę w branży logistycznej, doskonale wie, jak bardzo stresujące jest to środowisko. Zdają sobie również sprawę, jak wiele problemów pojawia się na co dzień w zarządzaniu wszystkimi niezbędnymi obowiązkami związanymi z operacjami transportowymi, klientami, obsługą pojazdów i … kierowcami, którzy są daleko od centrali i swoich domów (tak, wierzcie lub nie, mają swoje domy i rodziny takie same jak ty).
Jak więc to się dzieje, że w wielu scenariuszach i firmach transportowych właścicielom i menedżerom trudno jest poradzić sobie z kierowcami i kolejno ponosić porażkę?
Z mojego doświadczenia wynika, że większość problemów i negatywnych emocji na linii pomiędzy dyspozytorem/spedytorem, a truckerem nie jest związana ze źle wykonaną obsługą, opóźnionym transportem oraz problemami technologicznymi czy sprzętowymi. Są one ściśle związane z opiniami i stereotypami dotyczącymi zawodu Naszego kolegi. Niestety, negatywne. Zwłaszcza te, które nauczyły Cię kultury firm, wokół których pracowałeś. Przede wszystkim, przekonaniami o zawodach, które były rozpowszechniane między Tobą, a współpracownikami na podstawie negatywnych emocji (złość, zazdrość, podejrzliwość, nielubienie), a nie szacunku czy wkładu w tworzenie wartości łańcucha logistycznego.
W 5 poniższych punktach chciałbym przedstawić kilka sposobów radzenia sobie i wdrożenia prostej zmiany w swoim środowisku pracy, aby wzajemna współpraca między personelem wewnętrznym i zewnętrznym była bardziej efektywna, wspierająca i mniej stresująca w tworzeniu wartości marki Twojej firmy .
Przede wszystkim należy rozmawiać z kierowcami i traktować ich jak ludzi i członków zespołu.
Zdajemy sobie sprawę, że ta grupa pracowników wykonuje ciężką pracę, spędzając tygodnie poza domem, bezpośrednio łącząc się z ludźmi, zwłaszcza najbliższymi i nie będąc blisko firmy. Oni jako ludzie i pracownicy również chcieliby być częścią imperium logistycznego, które na co dzień jest tworzone przez wszystkich. Wszyscy budują markę firmy, jej reputację i pracę wszystkich. Zwłaszcza kierowcy i ich wkład sprawiają, że dostawy ładunków są terminowe. W efekcie wkładają wysiłek i zaangażowanie w świadczenie usługi, jak wszyscy pracownicy w firmie. Dlatego należy im zapewnić ten sam poziom szacunku, szkoleń, komunikacji i ilość informacji.
Drugi to rozwiązywanie problemów natychmiast po ich wystąpieniu i po przybyciu kierowcy ciężarówki do bazy.
Większość ludzi myśli, że jeśli problem nie jest omawiany, to nie ma problemu. „Nie musimy tego robić. Cóż, to było 2 tygodnie temu. Ja nie pamiętam, oni nie pamiętają”, no niestety nie… W rzeczywistości kierowca przebywa za granicą tydzień lub dwa i pomiędzy tym okresem może pojawić się kilka problemów. Nie tylko z kierowcą, ale także z dyspozytorem czy spedytorem. Dodatkowo pracownicy popełniają błędy, często nie sprawdzają, co jest potrzebne, ignorują informacje. Minęły dwa tygodnie. Sprawa nie została omówiona. W konsekwencji, negatywne emocje nie zostały zneutralizowane.
Daj kilka miesięcy na takie zachowania i postawy wobec problemów, a kierowca zrezygnuje z pracy w firmie. Zawsze rozwiązuj problemy, zapisuj je, a kiedy kierowca przyjedzie do bazy, usiądź z nim i przedyskutuj problem twarzą w twarz. Wiem, że nie jest to przyjemne, zabawne, radosne zajęcie, ale pozwala na przejrzystą interakcję, z szacunkiem do osoby i pozwala uniknąć tego samego problemu w przyszłości.
Trzeci to wejście w buty konkretnego kierowcy.
Po pierwsze, aby mieć do czynienia z ludźmi, musimy zrozumieć, że każdy z nas jest inny. Na pierwszy rzut oka możemy mieć pewne podobieństwa, jeśli chodzi o pracę, zachowanie, postawę, a nawet wygląd. Jednakże, jako jednostki zasadniczo jesteśmy zupełnie różnymi ludźmi.
Mamy różne cele, aspiracje, różne rodziny i pochodzenie. Podobne modele relacji odnoszące się do traktowania Naszych partnerów. Nawet różne hobby. Na przykład niektórzy z nas kochają piłkę nożną. Z drugiej strony niektórzy z nas nienawidzą piłki nożnej. Wreszcie niektórzy z nas lubią spędzać weekendy z rodziną w kościele. Niemniej jednak inni lubią jednonocne przygody z różnymi partnerami seksualnymi każdego tygodnia. Model życia każdego z nas jest w porządku i jest akceptowalny, gdy pracujesz z ludźmi, szanujesz ich postawę, ścieżki i cele, które dedykują sobie i swojemu życiu.
Dlaczego tak ważne jest, aby to zrozumieć i szanować?
Na wielu szkoleniach często słyszę komentarze „Dawid, oni są patologią społeczną, mają problemy w domu, są zadłużeni…”, które miałem w firmach związanych z rozwojem portfolio przewoźników czy usprawnieniem komunikacji między kierowcami, a personelem wewnętrznym. Na tej podstawie powstaje stereotyp. Z pewnością, mógłbym tu umieścić wiele takich zestawów wierzeń, jak ten. Bardzo łatwo jest kogoś urazić (zwłaszcza plotkując na jego temat), zanim spojrzymy w lustro i zdamy sobie sprawę, że ludzie wokół nas też nie są tak bardzo transparentni. Swoją drogą czy ty też jesteś taki transparentny? Okaż nieco więcej empatii i szacunku wobec innych, spróbuj zrozumieć ich kontekst i nie generalizuj. Jesteśmy tu wszyscy razem jako jeden zespół i mamy jeden cel – dostawę transportu na czas i na miejsce, bez strat. Skupmy się na tym.
Czwartym jest organizowanie sesji szkoleniowych z kierowcami na pokładzie.
W firmach bardzo często odbywa się szkolenie personelu wewnętrznego. Wielokrotnie, regularnie. To samo dotyczy „pizza-day” czy piątkowego piwa. Kiedy jesz pizzę w porze lunchu i rozmawiasz z ludźmi w pobliżu, omawiasz pewne kwestie biznesowe lub wychodzisz z kolegami z pracy na drinka. Dodatkowo w tym samym czasie kierowca ładuje, rozładowuje ładunek lub jest w drodze z jednego punktu do drugiego gdzieś w Europie.
Trudno zrozumieć problem, metodę, strategię i sposób komunikacji w firmie, jeśli wszyscy nie jesteśmy na tej samej stronie.
Jak więc uczymy się tego samego języka? Na przykład poprzez trening, pogawędkę, zabawę z kolegami. Szczególnie w środowisku pracy, nie tylko uczymy się tego, co jest napisane słowami na oficjalnej prezentacji, ale także uczymy się nawzajem, gdy siadamy w grupie. W efekcie widzimy nasze uśmiechy, czujemy poczucie humoru innych osób. Teraz rozumiemy, dlaczego niektóre sprawy są dla kogoś tak ważne. Dzielimy się pomysłami i wdajemy w dyskusję. Widzimy nawzajem swoje kompetencje i wiedzę. Nie sądzisz, że zabranie kierowcy na wspólne szkolenie z zespołem, dyskutowanie o biznesie, nie byłoby ważne dla lepszego zrozumienia między ludźmi i nauczenia komunikacji? Albo zaprosić go na pizzę do biura?
Czwartym jest organizowanie sesji szkoleniowych z kierowcami na pokładzie.
W firmach bardzo często odbywa się szkolenie personelu wewnętrznego. Wielokrotnie, regularnie. To samo dotyczy „pizza-day” czy piątkowego piwa. Kiedy jesz pizzę w porze lunchu i rozmawiasz z ludźmi w pobliżu, omawiasz pewne kwestie biznesowe lub wychodzisz z kolegami z pracy na drinka. Dodatkowo w tym samym czasie kierowca ładuje, rozładowuje ładunek lub jest w drodze z jednego punktu do drugiego gdzieś w Europie.
Trudno zrozumieć problem, metodę, strategię i sposób komunikacji w firmie, jeśli wszyscy nie jesteśmy na tej samej stronie.
Jak więc uczymy się tego samego języka? Na przykład poprzez trening, pogawędkę, zabawę z kolegami. Szczególnie w środowisku pracy, nie tylko uczymy się tego, co jest napisane słowami na oficjalnej prezentacji, ale także uczymy się nawzajem, gdy siadamy w grupie. W efekcie widzimy nasze uśmiechy, czujemy poczucie humoru innych osób. Teraz rozumiemy, dlaczego niektóre sprawy są dla kogoś tak ważne. Dzielimy się pomysłami i wdajemy w dyskusję. Widzimy nawzajem swoje kompetencje i wiedzę. Nie sądzisz, że zabranie kierowcy na wspólne szkolenie z zespołem, dyskutowanie o biznesie, nie byłoby ważne dla lepszego zrozumienia między ludźmi i nauczenia komunikacji? Albo zaprosić go na pizzę do biura?
Piąte i ostatnie to stworzenie silnej kultury świadomego zachowania między personelem wewnętrznym (dyspozytorami i spedytorami), a kierowcami.
Jeśli uważasz, że to, co opisujesz w sali konferencyjnej na temat strategii, jest ważniejsze niż to, co mówi się między ludźmi, kiedy piją razem kawę lub palą papierosy, to jesteś w złym miejscu, przyjacielu. Peter Drucker, guru strategii biznesowej, powiedział kiedyś, że „kultura zjada strategię na śniadanie”. W swoim doświadczeniu szkoleniowym i doradczym całkowicie zgadzam się z tym stwierdzeniem, zwłaszcza jeśli chodzi o kwestie komunikacji.
Jak więc pomóc kulturze w lepszym rozwoju? Czy ludzie w swoich rutynach będą działać właściwie? Wszystko zaczyna się od procesów rekrutacyjnych i onboardingowych. Może nawet wcześniej – kiedy świadomie odkrywamy to, co jest dla nas ważne w kontekście klientów, ludzi, dostawców, zachowań. Kiedy ludzie wchodzą i otrzymują właściwe wartości i instrukcje, co i jak należy coś zrobić lub co w firmie jest zabroniona. Wreszcie, jak na bieżąco przypominamy sobie i dyscyplinujemy się w stosunku do tych wartości. Proste przypomnienia na poziomie lider – dyspozytor o tym, jak wszyscy powinniśmy się zachowywać, pozwala kulturze funkcjonować. W konsekwencji, po prostu świadomie uczymy się, jakie jest właściwe podejście, a nie w inny sposób, w jaki nieświadomie uczymy się zachowań poprzez emocje lub obserwacje kolegów, którzy wcześniej nie byli nauczeni wcześniej dobrych manier.
Zestawiając te 5 punktów razem, możesz zaobserwować jeden element łączący względem każdego z nich. Element nazywa się „wszyscy gramy w tę samą grę”. W swoim 15-letnim doświadczeniu i nieustannym rozwoju w branży logistycznej odkryłem jedną i najważniejszą wartość, która moim zdaniem łączy każdą osobę, która pracuje w tej branży. Najważniejszą podstawową wartością jest zabezpieczenie łańcucha dostaw przepływu naszych klientów. Ze względu na orientację scentralizowaną na klienta. Jeśli w to uwierzymy, nasze codzienne działania, rutyna i procedury oraz kultura w firmach transportowych czy spedycyjnych będą silne i ostatecznie opłacalne. Jak widać problemy w komunikacji i na linii dyspozytor-kierowca wielokrotnie odbiegają od tej wartości.
Co by się stało, gdybyśmy wszyscy w to uwierzyli? Czy łatwiej byłoby traktować siebie jak normalnych ludzi, ludzi pracujących nad jednym, podstawowym celem? To samo, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów od razu, gdy wiemy, że nasze wewnętrzne interesy nie są tak ważne, jak utrzymanie bezpieczeństwa biznesu naszych klientów? Czy nie byłoby bardziej produktywne, gdybyśmy wszyscy starali się zrozumieć i wskoczyć w swoje buty zamiast plotkować? Jak wyglądałoby rozumienie tego samego zagadnienia, gdyby od samego początku pracy w firmie uczono nas, jak się zachowywać i omawiać problemy wspólnie z kierowcami indywidualnie na szkoleniu?
